現代では多様な配送オプションが存在しますが、その中でもレターパックは便利さから幅広く利用されています。
コンビニでの購入が可能な点も、その人気の理由の一つです。
しかし、レターパックには特有の記入ルールがあり、特に「様」という文字がプリントされていることに対して、どのように扱うべきか迷ってしまいませんか？
私がそうでした
この記事では、レターパックの適切な記入方法とビジネスマナーについて詳しく解説します。
レターパックの基本情報と記入のポイント
レターパックは郵便局が提供する配送サービスで、A4サイズの書類や小物を最大4kgまで、全国一律料金で配送可能です。
レターパックプラスは厚さ3cm以内の荷物を扱い、レターパックライトでは対面配達も行われます。
このサービスは書類や衣類、書籍などを送るのに適しており、仕事や個人間での利用にもコストパフォーマンスが高いので以外に使われる場面は多いと感じます。
レターパック「様」の記載は消すべきか
レターパックにはあらかじめ「様」と記載されていますが、これをどう扱うかは悩みどころです。
一般的に、荷物を送る際には受取人に対する敬意として「様」を付けるのが普通ですが、自己紹介時に自分自身の名前に「様」を付けるのは一般的ではありません。
ビジネス文書としてレターパックを用いる際は、依頼主の部分の「様」は消すのが適切とされています。
ただし、個人間のやり取りでは、この「様」を残しても問題ありません。
ビジネスで使うレターパック
ビジネス文書を送る際は、依頼主の「様」は削除するのが一般的です。
これにより、公式な文書としての体裁を整えることができます。
また、依頼主の名前の前にある「お」や「ご」などの敬語も、二重線で消しましょう。
個人宛てのレターパック
親しい友人や家族へレターパックを送る場合、厳密なルールに縛られる必要はありません。
より自然体での表現が受け取った際の印象を良くする可能性があります。
しかし、礼儀を重んじたいシチュエーションや、特に敬意を示したい相手の場合は依頼主(自分)の「様」を消しておくことが推奨されます。
「様」と「御中」の適切な使い分け
ビジネスコミュニケーションでは、「様」と「御中」の使い分けが非常に重要です。
御中
「御中」は組織や団体宛ての郵便に使用され、組織内の誰が開封しても適切であるように配慮されます。
会社名・部課名などはそのままで「御中」を付けます。
様
「様」は個人宛てに使います。
役職名を付けた宛名の適切な使い分け
例えば 〇〇部長という人に送る場合です。
役職名+名前
※「様」はつける。
名前+役職名
※「様」はつけない。
これらの用語の誤用は、受け取る側に不快感を与えたり、プロフェッショナルな印象を損ねる原因になるため、正確な使い分けが求められます。
「御中」は会社(部課)名、「様」は個人名に付ければ間違いありません。
返信用レターパックの準備と注意点
文書や商品を送った際に返信を求める場合、返信用のレターパックを同封することがあります。
この返信用の宛名欄には通常、「行」を使用して自分の名前を書きます。
「行」とは返送を意味し、受取人がそのまま返送作業に利用できるようにするための配慮です。
宛名部分の「様」を二重線を使って消し、「行」と記入することで、返信時の手間を減らすことができます。
記載の終わった返信用のレターパックは半分に折って同封しましょう。
レターパックの記入で注意すべきその他の点
レターパックを利用する際は、依頼主(自分)の情報を正確に記入します。
特にビジネス利用の場合は、発送元である自分の連絡先や住所を明確にすることで、誤解や行き違いを招くことなく適切なやり取りが可能になります。
また、品物名や重要な注意事項も忘れずに記載することで、送付中や受取後の不要なトラブルを回避することができます。
レターパック「様」記載はどうする？ビジネスや返信用などの適切な使い方のまとめ
レターパックはその便利さと効率性から多くのシーンで利用されていますが、その使用には適切なマナーが伴います。
ビジネスの場面では、「様」や「御中」の正しい使い分けや、依頼主情報の正確な記入が求められます。
個人宛ての送付でも、相手に対する敬意を示すためにこれらのルールを遵守することが望ましいです。
これらのポイントを理解し、適切にレターパックを使いこなすことで、ビジネスでも個人的な利用でも、より効果的で適切な配送手段として活用していけるといいですね。