押印・捺印の違いと効力は？署名と記名を合わせたビジネスでの使い方

ビジネスでは契約書に署名したり、上司の承認を得たりするためによく印鑑を使います。

ここ最近では契約書なども電子でのやり取りが増えてきて電子印鑑や印鑑不要なども出てきていますが、それでも印鑑が必要な場面は多いと感じます。

時々、自分が印鑑を押す側になることもありますね。

「捺印」と「押印」という言葉があり、これらはどちらも文書に印鑑を押すことを意味しますが、違いや使い分けはどうなんだろうと思ったことはありませんか？

実は、特に重要な契約書などでは、どのように印鑑を使用するかで効力に影響を持つこともあります。

この記事では、捺印と押印の違いや、ビジネスシーンでの捺印と押印の例文、署名や記名との組み合わせ方による違いなどをご紹介します。

捺印と押印の違いと使い方

捺印(なついん)と押印(おういん)はどちらも印鑑を使うことを指しますが、使い分けにはちょっとした違いがあります。

これらは通常、署名や記名と一緒に使われることが多いです。

捺印について

捺印は通常、「署名捺印(しょめいなついん)」として使われます。

これは、自分で手書きで名前を書いてから、その文書に印鑑を押すことを指します。

この方法は日本でとても信頼されており、文書の証拠としての価値が高いとされています。

押印について

押印は「記名押印(きめいおういん)」としてよく使われます。

記名は、パソコンで打たれた文字や他の人が代筆したもの、名前スタンプなど、文書に事前にどういった形でも名前が書かれている状態を指します。

押印は、あらかじめ名前が書かれた後に印鑑を押すことを言います。

自筆の署名がないため、捺印より証拠能力が低く見なされます。

捺印と押印の効力の違い

ビジネスで文書を扱う際に重要なのが、捺印と押印の違いとそれぞれの証拠力です。

捺印は、自分で署名した上で印鑑を押すことを言い、押印は既に名前が書かれているところに印鑑を押すことです。

法的には、自分で署名して印鑑を押す「署名捺印」が最も強い証拠力を持ち、次に証拠力があるのは、自分で書いた署名のみの場合です。

一方で、名前が印字されたり代筆された後に印鑑を押す「記名押印」は、これよりも証拠力が少し弱くなります。

名前があらかじめ書かれただけの場合は、証拠力が最も弱いとされます。

契約書などの重要な文書では「署名捺印」が求められることが多く、これが文書に法的な効力を与えます。

簡単な文書には「記名押印」が使われ、ある程度の認証機能を持たせますが、名前が予め書かれているだけの場合は、その文書の証拠としての力は低いと考えられます。

ビジネス文書での捺印 押印 署名 記名の使い方

ビジネスでの文書では、捺印、押印、署名、記名の４つの要素をどう組み合わせるかで、その文書の証拠力が変わります。

これらは文書の重要性に応じて使い分けられます。

証拠力の強さは以下の通りです

署名捺印＞署名のみ＞記名押印＞記名のみ

となります。

欧米では印鑑を使わず、自筆の署名だけで信頼されます。

日本では、署名に加えて捺印する「署名捺印」が特に証拠力が高いと考えられています。

自筆の署名だけでもかなりの証拠力がありますが、記名に押印を加えた場合は偽造の可能性があるため、証拠力は少し下がります。

例えば、宅配便を受け取る時に印鑑を求められることがありますが、サインだけで十分で実際には、自筆の署名(サイン)の方が印鑑よりも証拠力が高くなっています。

署名とサインの違い

署名とサインって違うのかな？と考えてしまうこともありますが、「サイン」と「署名」は自筆という意味で、ほとんど同じだと言えます。

署名、別名自署やサインとは、手で自分の名前を書くことを言います。

この方法は、書いた人の筆跡が残るので、法律的にもある程度の効力を持ちます。

捺印や押印依頼時の正しい表現

契約などの書類に取引先から捺印や押印をお願いする例文です。

「サインと印鑑お願いします」という言い方はビジネスではあまり適切ではありません。

取引先やお客様に依頼するときはさらに丁寧な言葉を使うことが大切ですので依頼時の例文をご紹介します。

署名の大切さと気をつけるべき点

日本には、印鑑を使って公式な書類を確認するという文化があります。

印鑑登録と印鑑証明があるため、印鑑が非常に強い証拠力を持っています。しかし、署名(サイン)も同様に法的に重要な証拠です。

特に考えず軽くサインをしてしまっても時によっては署名だけでも重要な証拠となり得るのです。

そのため、署名をする際は、その内容をしっかり読んで理解、確認して行うことが大切です。

押印・捺印の違いと効力は？署名と記名を合わせたビジネスでの使い方のまとめ

今回は、捺印と押印の違いについて、また、これらが署名や記名とどう違うかをお届けしました。

捺印：「署名捺印」という言葉を短くしたもの
押印：「記名押印」を短縮した言葉

どちらも印鑑を押すことは同じですが、大きな違いは、捺印は自分で手書きした氏名の上に印鑑を押すことで、押印はパソコンなどであらかじめ名前が書かれている場所に印鑑を押すことです。

なので、「署名押印」「記名捺印」というのは正確には誤った使い方ということになりますが、自筆の署名個所に「捺印」と書かれていることもあります。

捺印や押印は印鑑を押すという行動なのは誰が見てもわかるので、その辺りは柔軟性をもって使われているようです。

また、証拠能力の強さの順に

署名捺印＞署名のみ＞記名押印＞記名のみ

となっています。

これからは適切に捺印や押印を区別して、文書の重要性に応じて署名や記名も含め理解して使い分けてくださいね。